Créer une facture récurrente
Faire préparer une copie d'une facture chaque jour, semaine, mois, trimestre ou année, l'envoyer après vérification, et arrêter la série quand elle n'a plus lieu d'être.
Une facture récurrente prépare une nouvelle facture pour le même client à chaque période, avec les mêmes lignes : vous la vérifiez, puis vous l'envoyez.
Seuls le propriétaire et les Administrateurs rendent une facture récurrente, à partir du forfait Growth : pour les autres, l'option n'apparaît pas dans le formulaire. Arrêter une série est ouvert à tous ceux qui peuvent créer une facture. Aucun code de sécurité n'est demandé.
Les étapes
Étape 1, Commencez une facture
Ouvrez Factures, puis Créer une facture, et remplissez le client et les lignes comme pour une facture ponctuelle. Saisissez l'E-mail du client : sans lui, aucune copie ne pourra lui être envoyée. Saisi sans e-mail ni téléphone, le client n'entre pas dans votre répertoire et aucune copie n'est préparée.
Étape 2, Activez Facture récurrente
À l'étape Paiement, plus bas, activez Facture récurrente. Trois champs apparaissent : Fréquence, Première copie le et Dernière copie au plus tard le.
Étape 3, Choisissez le rythme
Choisissez la Fréquence, de Chaque jour à Chaque année. Sans Première copie le, la première copie arrive une période après la Date de facture. Sans Dernière copie au plus tard le, la série continue jusqu'à ce que vous l'arrêtiez.
Les deux dates sont facultatives. Étape 4, Créez la facture
Terminez avec Examiner, puis créez la facture. Sur sa page, Détails de la facture affiche Récurrent avec la fréquence et la date de la prochaine copie.
Chaque copie
À chaque date, une nouvelle facture apparaît dans Factures en Brouillon, datée de ce jour, avec les lignes, la devise et les notes de la facture d'origine, et le client tel qu'il est alors dans votre répertoire. Rien ne part tout seul : filtrez la liste sur le Statut Brouillon, vérifiez chaque copie, puis Envoyer la facture. Si la préparation d'une copie échoue, une notification vous prévient.
Si votre forfait ne comprend plus les factures récurrentes, les copies s'interrompent, et reprennent quand vous repassez à Growth ou au-dessus.
Arrêter la série
Sur la page de la facture d'origine, choisissez Arrêter la récurrence dans le menu à droite des boutons, puis confirmez. Plus aucune copie n'est préparée, celles déjà créées restent telles quelles, et Récurrent disparaît de Détails de la facture. L'option n'existe que sur la facture d'origine, pas sur ses copies. Annuler la facture d'origine arrête aussi la série.