Créer et envoyer une facture
Facturer un client précis depuis le tableau de bord, du client aux lignes et aux conditions de paiement, puis l'envoyer par e-mail avec son PDF et son lien de paiement.
Une facture s'adresse à un client précis : il la reçoit par e-mail, avec le PDF et un lien pour la payer en ligne.
Le propriétaire, un Administrateur, un membre Finance ou un rôle personnalisé qui a Gérer les factures peut créer et envoyer une facture. Le forfait Pay as you go permet 10 factures en tout ; Growth et les forfaits au-dessus n'ont pas de limite. Aucun code de sécurité n'est demandé, sauf pour émettre un avoir.
Les étapes
Étape 1, Ouvrez le formulaire
En Production, ouvrez Factures, puis Créer une facture. Le formulaire passe par quatre étapes : Client, Lignes, Paiement et Examiner. Continuer vérifie chaque étape avant de passer à la suivante et signale le champ à corriger.
Étape 2, Choisissez le client
Sous Pour qui est-elle ?, cherchez un client existant dans Client de votre répertoire par son nom ou son e-mail : le choisir remplit les champs. Sinon, saisissez son Nom, seul champ obligatoire, et si besoin son E-mail, le Nom de l'entreprise, son Téléphone et son Adresse. Sans e-mail, la facture ne peut pas lui être envoyée par Wajub.
Un client saisi avec un e-mail ou un téléphone rejoint votre répertoire. Étape 3, Ajoutez les lignes
Sous Que facturez-vous ?, choisissez la Devise, puis remplissez chaque ligne : Nom de l'article, Quantité et Prix unitaire sont obligatoires, Description et Unité facultatives. Taxe et remise règle la taxe et la remise de la ligne, et Ajouter une ligne en ajoute une autre. Sous les lignes, Remise sur la facture et Livraison s'appliquent à toute la facture. Le Résumé, à droite, suit le total.
Le Résumé se met à jour à chaque ligne. Étape 4, Fixez les conditions de paiement
Sous Quand et comment est-elle payée ?, laissez Numéro de facture vide pour que la facture reçoive le numéro suivant de votre séquence à l'envoi. Les Conditions de paiement, de Payable à réception à 90 jours, calculent la Date d'échéance à partir de la Date de facture. Sous Comment le client paie, choisissez En un seul paiement, ou En plusieurs échéances pour répartir le total sur 2 à 12 dates.
Plus bas, Facture récurrente émet une copie de la facture à chaque date choisie : seuls le propriétaire et les Administrateurs la voient, à partir du forfait Growth. Les Notes, les Conditions générales et le Pied de page sont imprimés sur la facture, et Moyens de paiement limite ceux que le client se voit proposer.
La date d'échéance suit les conditions de paiement. Étape 5, Vérifiez, puis créez la facture
Vérifier la facture reprend le client, les lignes, le paiement et le total. Sous Ce qui va se passer, choisissez Enregistrer en brouillon pour la garder modifiable, ou La créer et l'envoyer par e-mail pour l'envoyer tout de suite au client. Le bouton devient Enregistrer le brouillon ou Créer et envoyer.
Une facture envoyée reçoit son numéro et ne peut plus être modifiée. La page de la facture s'ouvre avec Facture créée et envoyée avec succès, ou Facture créée avec succès pour un brouillon.
Ce que reçoit le client
Le client reçoit un e-mail avec la facture en PDF et un bouton Payer en ligne, qui ouvre sa page de paiement sur invoice.wajub.com, ou sur votre domaine si vous en avez choisi un dans Paramètres › Factures › Adresse des factures. Quand la facture a une date d'échéance, il reçoit aussi des rappels par e-mail, qui s'arrêtent dès qu'elle est payée ou annulée.
Après la création
Sur la page d'un brouillon, Envoyer la facture l'envoie et Modifier le brouillon le reprend. Si le client n'a pas d'e-mail, Envoyer la facture n'apparaît pas : modifiez le brouillon pour en ajouter un, ou choisissez Émettre sans e-mail dans le menu à droite des boutons. La facture est alors numérotée sans rien envoyer, et vous transmettez vous-même le PDF ou le lien de paiement.
Une facture envoyée ne se modifie plus. Renvoyer envoie à nouveau l'e-mail, et Télécharger le PDF ou Copier le lien de paiement permettent de la transmettre autrement. Pour corriger une erreur, choisissez Annuler la facture dans le menu, puis Dupliquer en nouveau brouillon : une facture émise garde son numéro et ne peut pas être supprimée.
Une facture commencée reste sur cet appareil
Tant que la facture n'est pas créée, ce que vous saisissez est gardé dans ce navigateur. Au prochain Créer une facture, le formulaire vous propose La reprendre ou L'abandonner. Un autre navigateur ou une navigation privée ne la retrouve pas.