Corriger ou annuler sa facture
Modifier un brouillon, annuler et dupliquer une facture envoyée, réduire ce que doit le client avec un avoir, ou lui rembourser ce qu'il a payé.
Un brouillon se modifie librement. Une facture envoyée garde son numéro : pour la corriger, annulez-la et dupliquez-la, ou réduisez ce que doit le client avec un avoir.
Le propriétaire, un Administrateur, un membre Finance ou un rôle personnalisé qui a Gérer les factures peut le faire. Seul l'avoir demande le code de sécurité.
Modifier un brouillon
Sur la page d'un brouillon qui n'a reçu aucun paiement, Modifier le brouillon rouvre le formulaire. Une facture envoyée ne se modifie plus. Les brouillons inutiles se suppriment depuis la liste, avec Supprimer les brouillons.
Corriger une facture envoyée
Étape 1, Annulez la facture
Sur la page de la facture, choisissez Annuler la facture dans le menu à droite des boutons. Le dialogue Annuler cette facture ? rappelle que le client ne pourra plus la payer, qu'aucune relance ne partira et qu'elle garde son numéro. Ce qui a déjà été payé n'est pas remboursé. Confirmez avec Annuler la facture : elle passe à Annulée, et c'est définitif.
Étape 2, Dupliquez-la
Dans le même menu, Dupliquer en nouveau brouillon crée un brouillon avec le même client et les mêmes lignes, et ouvre sa modification avec Facture dupliquée avec succès.
Étape 3, Corrigez, puis envoyez le brouillon
Corrigez ce qui doit l'être, puis envoyez la facture : elle reçoit un nouveau numéro.
Émettre un avoir
Un avoir réduit ce que doit le client sans annuler la facture, par exemple pour un article rendu ou une remise accordée après coup. Il porte un numéro de sa propre série, se télécharge en PDF et ne peut pas être annulé.
Étape 1, Ouvrez Émettre un avoir
Sur la page d'une facture envoyée, choisissez Émettre un avoir dans le menu à droite des boutons. Le dialogue s'ouvre.
Étape 2, Saisissez le montant et le motif
Le Montant à créditer va jusqu'à ce que la facture représente encore. Le Motif, obligatoire, est imprimé sur l'avoir. Sous les champs, le dialogue montre l'effet sur la facture : Statut de la facture ensuite, Crédité au total et Montant dû ensuite.
Le dialogue montre l'effet de l'avoir avant de l'émettre. Étape 3, Choisissez de l'envoyer
Envoyer au client l'envoie par e-mail, avec le PDF en pièce jointe. Si la facture n'a pas d'adresse e-mail, remettez vous-même le PDF de l'avoir au client.
Étape 4, Émettez l'avoir
Cliquez sur « Émettre un avoir de » suivi du montant, puis saisissez le code de sécurité. Un message confirme le numéro de l'avoir, qui apparaît sous Avoirs sur la page de la facture, avec son PDF.
Ensuite, la facture affiche Partiellement créditée et ne demande plus que son montant dû. Si l'avoir couvre ce qui restait dû après un paiement partiel, elle passe à Payée. Créditée en totalité, elle passe à Annulée si rien n'avait été payé, à Remboursé sinon : rendez alors l'argent au client comme ci-dessous.
Rembourser le client
Un avoir ne rend pas d'argent. Pour rendre ce que le client a payé en ligne, ouvrez le paiement depuis Historique avec Ouvrir le paiement, puis remboursez-le. Une fois ses paiements en ligne remboursés en totalité, la facture passe à Remboursé, sauf si un paiement y a été enregistré à la main. Un paiement reçu hors de Wajub se rend hors de Wajub.